Avoir une flotte automobile est important pour de nombreuses entreprises bien que cela implique des ressources financières. Pour éviter une hausse du TCO et tout dépassement financier, il faut une bonne gestion de celle-ci. Une optimisation de la gestion sera donc nécessaire pour l'entreprise, quelle que soit sa taille. Découvrez ici l’essentielle à savoir sur la flotte automobile ainsi que sa gestion.
Flotte automobile : que quoi s’agit-il ?
Une flotte automobile est un parc automobile d'entreprise. Elle permet d'avoir une vue d'ensemble des véhicules qu'utilise l'ensemble du personnel. Elle est généralement constituée :
- des voitures de fonction,
- des voitures de service,
- des voitures utilitaires,
- de tout véhicule nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.
Rappelons que les automobiles de service sont utilisées seulement dans un cadre strictement professionnel donc uniquement pour des déplacements allant dans le cadre d'une mission de la société.
Comment bien gérer une flotte automobile ?
La gestion de flotte automobile désigne toutes opérations effectuées pour assurer la maintenance et la supervision des voitures utilisées par les entreprises. Cette gestion est pratiquée dans de nombreux secteurs du transport et le but est de réduire les coûts et d'augmenter la productivité.
Adapter sa flotte à ses besoins
Il vous faut choisir le mode de financement nécessaire qui sera conditionné par la trésorerie de l'entreprise. Il en existe cinq types :
- la location moyenne durée (LMD),
- la location courte durée (LCD),
- la location avec option d'achat (LOA),
- la location longue durée (LLD),
- l'achat.
Selon votre Car Policy ou charte automobile, il vous suffira de choisir le modèle, la marque et les équipements en fonction de vos besoins.
Attribuer ses véhicules
La charte automobile permet de définir les règles d'attribution et d'utilisation des véhicules d'entreprise. Elle propose un catalogue de véhicules pré-sélectionné qui correspond à vos besoins et droits. Une Car Policy stricte et rigoureuse est idéale pour avoir un bon TCO (Total Cost Ownership), lequel représente l'ensemble de toutes les dépenses générées par l'utilisation des véhicules de la flotte.
Par ailleurs, au cas où les tarifs de location seraient disproportionnés, vous pouvez toujours faire la demande d'avenants aux propriétaires. Les avenants vous aident à réajuster les montants les frais de location. Vous pouvez demander des matrices tarifaires qui précisent le montant des loyers à vos loueurs. Vous pouvez aussi utiliser des outils de suivi fiable du kilométrage de vos véhicules afin de mieux prévoir la loi de roulage.
Entretenir ses véhicules
Pour assurer le bon état de fonctionnement de vos véhicules, un contrôle technique est obligatoire. Manquer celui-ci est considéré comme un délit. Les entretiens constructeurs sont donc fortement recommandés pour garantir le fonctionnement optimal du moteur et conserver la garantie constructeur.
En règle générale, c'est le constructeur qui vous fournit le plan d'entretien. Toutefois, l’entretien s'effectue généralement tous les 20 000 km pour voitures à diesels et tous les 15 000 km pour voitures à essence. Il est aussi nécessaire de contrôler régulièrement l'état des pneus afin de maintenir une pression optimale.
Quels sont les avantages et inconvénients de la flotte automobile ?
Avoir sa flotte automobile vous offre plusieurs avantages. Cela vous permet notamment de faire une gestion grâce à l'usage de logiciels spécialisés pour centraliser les informations concernant vos véhicules. Cela vous permet aussi d’obtenir un coût de contrat d'assurance moins cher et d’avoir des véhicules propres, sécurisants et bien entretenus si vous passez par la location.
Le seul inconvénient lorsqu’une entreprise a sa propre flotte automobile est qu’il y a une diminution nette de la capacité d'emprunt de cette dernière et une immobilisation d'actifs importants.